具体的なサイトリニューアルの進め方とスケジュール

一般的なコーポレートサイト全体をリニューアルする場合の進め方をみてみましょう。

まず、PFPを作成し、コンペをおこなって制作会社を選定する「準備・選定フェーズ」から始まります。まだ準備の段階ですが、ここで2～3ヵ月を要します。いよいよ、プロジェクトがスタートし「要件定義フェーズ」ではリニューアルスケジュールを立て、要件をまとめます。また、サイト設計やデザイン検討も行い、要件定義フェーズは約2～3ヵ月かかるのが一般的です。要件が固まったところで、「制作フェーズ」がスタートし、実際のサイト制作、テストを経てサイト公開を行います。さらに、サイト公開して終了ではなく、このあとは「運用フェーズ」としてコンテンツの追加・更新などの運用保守や分析などという形でプロジェクトは続いていきます。

上記の項目は実際のプロジェクトではさらに細分化され、スケジュールを見るとやることの多さに驚かれるかもしれません。
サイトの規模によって変動しますが、サイトリニューアルは準備から公開まで約9ヶ月から1年もの期間を必要とする長期の大規模プロジェクトであることがよく分かるかと思います。

サイトリニューアルのつまずき「あるある」と事前準備

サイトリニューアルをスタートさせると、下記のような問題が発生します。

• 上司や役員が計画を承認してくれない
• 社内メンバーがまったく協力してくれない
• 制作されたものが想定していたものと異なる
• 頑張って作ったのに全然活用されていない！

これらの問題は、サイトリニューアルの際に各企業にて共通で出てくるつまずき「あるある」です。長期プロジェクト中のトラブルや完成後の失敗は避けたいもの。そこで、「事前準備」が重要になってきます。
3つの事前準備をしっかりとおこなっておきましょう。

1. サイトをリニューアルする目的を定める
2. 社内ステークホルダーを整理する
3. リニューアル後のサイト運用はどうすべきかを検討する

上記3つの事前準備が整っていれば、つまずき「あるある」をクリアしやすくなるでしょう。

具体的なつまずき「あるある」５つと解決策

サイトリニューアルを進める際にあらわれる、具体的なつまずきポイント５つとそれぞれの解決策をご紹介します。

あるある①「なかなか上位層に承認してもらえない！」

上位層に確認を取った際、なかなか承認してもらえないという事態が発生するケースがあります。
上位層や経営者はサイトリニューアルに対し、全社方針やブランディングの目的と一致していることを検討しています。
その際、サイト運営者や営業担当などの現場担当者が想定している「運用しやすくしたい」「デザインを新しくしたい」などの目的とズレがあると、スムーズに承認しにくくなるでしょう。
現場担当者が「会社のブランド力で商品を売っていきたい」と考えても、上位層が「会社名を控えて製品名を前面に売っていきたい」と意識していれば、コンテンツやデザインのイメージは大きく異なります。
当然、承認しにくい事態が発生してしまうのです。

サイトをリニューアルし、何を達成したいのか？
この目的が会社の方針やブランディング目的と合致をしていると、上位層や経営者も承認がしやすくなります。
コンテンツ案や企画を考える最初の段階でも確かな軸になりますし、承認を得るにも説明がしやすくなるでしょう。
サイトリニューアルの目的を明確化し、社内全体の認識を合わせておくのが重要です。

また、上層部と現場で意見が食い違った場合には、お互いの会話のエビデンスを残しておくことも大切です。状況次第で上層部の意見が変わった場合、スケジュールやコストに響いても対応すべき優先事項なのかを確認してみましょう。
担当者だけで決めるのではなく、都度相談しながら決定し、記録を残しながら進めてみてください。

あるある②「社内のメンバーが協力してくれない！」

上司や同じプロジェクトメンバー以外の人に協力をお願いしたいけれど、社内メンバーが非協力的で、サイトリニューアルが進まない場合もあります。
こんなときには、「誰に」「何をして欲しい」かを具体的に考えてみてください。

サイト内容を決める事業部担当者、運用を任せる広報担当者、サイトを使って営業してもらう営業担当者など、協力いただきたい内容と依頼のタイミングはそれぞれ異なります。
スケジュールや作業項目と共に、誰にどんな協力をお願いしたいのかをピックアップしておきましょう。

例えば「定例会」「キックオフ」では上司とプロジェクトメンバーのみで進められますが、「要件定義」から「公開」までは各事業部担当者の協力が必要になってきます。
サイトを使って営業したいのに活用しきれていない営業担当者や、日々のサイト運用を担う広報担当者は要件定義にあたり、現在の課題や改善案などのヒアリングが必要になるでしょう。

「サイト仕様設計」では利用者目線でのレビュー、「画面設計・デザイン」から「サイト制作」ではコンテンツの確認の協力を依頼します。
「CMS設計・実装」においては運用担当者にも実装の手順や機能を確認してもらわなければなりません。
最終的に新サイトの確認と運用方法の学習をお願いし、社内関係各所に通達してもらうところまで協力をお願いします。

社内にて協力をお願いするタイミングは多々あるため、事前にプロジェクトの目的と内容を伝え、「この時期にこんな協力を仰ぐ」ということを最初に伝えておくとリソースが取りやすくなり、協力しやすい体制にもなります。
社内にてスムーズにスケジュールを進めるのならば、上位層を含めた関係者を巻き込んでいくのがおすすめです。
実際にサイト構成やデザインが決定しても、上位層にてNGが出てしまう、会議参加をお願いしたら、業務優先で断られてしまう、というケースもあります。
公開直前になって公開日の変更が発生し、大慌てという事態になるかもしれません。
サイトリニューアルは担当者だけでなく、上位層も含めた社内全体が協力体制であることが理想的です。

ちなみにデザインに関しては個人の好みもあるため、最後の最後に意見がひっくり返ってしまうことも少なくありません。
見た目に関するところは、関係者の間で早めに確認、合意を取りながら進めるのがおすすめです。

あるある③「成果物が思っていたのと違った！」

せっかく時間をかけて準備し、やっと完成したのに、想像していたものと違う成果物が出てくることもあります。
なぜ、このような問題が起きてしまうのか？その原因を細分化してみましょう。

・現状サイトの分析不足

現状サイトの課題が理解できていない、または課題があってもどう修正すれば解決するのかが、明確でないとサイトリニューアルは失敗します。
そもそも修正する必要があったのかなど、スタート地点にて目的が不明確である場合もあるでしょう。
まずは、現状サイトをしっかり分析し、課題を見極めることが重要になります。

・機能要件、非機能要件を制作会社と合意できていない

CMSやサーバーなど、機能要件について制作会社と合意ができていなかった、または、これはイメージとは違うなというデザインや、使いづらさを感じていて改善したいポイントなど、非機能要件についても合意が不十分だと、「思っていたのと違った」という結果になるでしょう。
制作会社との打ち合わせにて真似したいサイト、または真似したくないサイトなどを参考資料として、具体的な点について合意ができていれば、成果物もイメージしやすくなるでしょう。

公開までのスケジュールについても詰めておくと安心です。
スケジュールに無理があると制作会社側の調整がうまくいかず、思っていた仕上がりにならないケースもあります。

・「やらないこと」を決めていない

「やること」ではなく、「やらないこと」を決めていない場合、制作会社に言われるままに作業が進んでしまうかもしれません。
制作会社から提出された資料の内容は、すべて理解できているか？作業範囲について確かな合意ができているか？不安点を残したままリニューアル作業が進んでしまえば、やはり成果物に疑問は残ります。
提出された資料に「やらないこと」が記載されていることはありません。「やってくれると思っていた」というすれ違いが起きることもあるでしょう。

制作会社との合意がうまくできていないと、どうなるのか？
イメージと異なるデザインが出てきてしまったけれど、費用やスケジュールの関係でやり直しができず、そのまま進めざるを得なくなってしまうこともあります。
制作会社側を含めて誰がやるのかが決まっていないタスクがいつの間にか発生していた、なんて実話もありました。
例えば、リニューアル作業中に並行して既存サイトを運用しておりコンテンツに差分が発生したけれど、そのことを伝えていなかった。また、管理・把握する人が不在のため、更新されたページ・箇所がどこか分からず、新サイトのコンテンツを最新内容に合わせるために余計に時間がかかってしまった、というような失敗事例があります。
この場合には、本来は、リニューアル作業中にも既存サイトの運用（コンテンツの追加・更新）があることを、制作会社に伝え、制作会社はそれを理解したうえで、公開の直前には運用凍結期間を設け差分を反映する工程が必要になることを説明し、両者で対応方針やスケジュールを合意して進めるというタスクの確認、分担が必要だったということです。

あるある④「新サイトが活用されない！」

サイトのリニューアルがゴールではなく、リニューアルしてからがスタートであることを認識しておきましょう。
サイト公開後も、継続してコンテンツの追加・更新など運用しながら、効果測定をおこない、改善を検討します。さらに改善実行しつつ運用を続けるという、一連の流れを継続しなければなりません。
運用からが本番のスタートと言っても過言ではないので、リニューアルプロジェクトが完了してから運用計画を立てるのでは遅いのです。プロジェクトの期間中から運用について検討しておかなければなりません。
それでは、スムーズに運用を開始する手順について確認しておきましょう！

・運用計画を立てる

次のリニューアルを何年後に見据えるか？サイトの中で自社が運用する範囲と、ベンダーに依頼する範囲はそれぞれどこか？といった大枠の運用計画、また、その他運用ルールを決めておきます。

・運用体制を整える

特定の人しか更新できない状態にはしておかないこと。リニューアル後の保守契約についてベンダー側と相談しつつ、困った際に相談できるところをハッキリさせておきましょう。
承認をおこなう際のフローも準備しておくと、より運用がスムーズになります。

・運用まで考えたサイトにする

多くのコンテンツのタイムリーな更新を想定している場合には、自社で更新できるつくりにしておいた方が便利です。コラムなどを更新した際に文字数や行数、画像サイズなどが崩れやすいと、スムーズに更新しにくくなるでしょう。
どのように運用したいかを考慮したうえで、使いやすいサイトにしておきましょう。

事前計画ができていないと、サイト運用の際に失敗が発生します。

• サイトの更新作業がベンダーしかできないため、急な更新時にはタイムロスや想定外のランニングコストが発生した。
• 社内で自分しかサイトを更新できる人がいないので、業務負担が重くなってしまった。
• せっかくリニューアルしたのに、社内での評判が得られなかった。

このような事態にならないよう、運用を想定して事前準備を進めておきましょう。

あるある⑤「なかなか依頼する制作会社を決められない！」

複数の制作会社に提案をお願いすることはめずらしくありませんが、どこも魅力的で選べない、社内のプロジェクトメンバーそれぞれの価値観や好みが異なり、意見が分かれてしまう、など、なかなか決定できないという問題が起きてしまうこともあるでしょう。
ただ迷うばかりで時間が経過し、プロジェクトの開始が遅れてしまうことも。当初のスケジュールより遅延も発生するうえに、やっとできても「思っていたのと違う！」というトラブルも起きてしまうでしょう。
デザイン案やプロジェクト推進、サイト戦略やコストなどにおいて、何を重要視するのか、「制作期間」「実績」「価格」「体制」「提案内容」などから判断基準を明確にしておくと、決めやすくなります。
提案をもらう前に進めておくべき流れについて、しっかりと把握しておきましょう。

・分析・ヒアリング

Google Analyticsによる分析やヒューリスティック調査やベンチマークなどの比較などの定量的、または定性的な分析を進めておきます。
同時に社内ヒアリングも行い、リニューアル方針として進むべき方向を決めておきましょう。

・目的・優先順位の決定

関係者内にてしっかりと話し合いの場をもち、サイトリニューアルの目的や優先順位をすり合わせます。
社内にてできるだけ多くの関係者と同意が取れるよう、調整を試みてください。

・RFPの作成

RFP (Request For Proposal）と呼ばれる「提案依頼書」を作成し、社内での合意内容を明文化します。
サイトリニューアルを成功させるには、制作会社との認識違いを回避できる確かなRFPを作成しておくのが大切です。

提案依頼書（RFP）サンプルのご案内

最後に、弊社ではこれまで多くの企業様の提案コンペに参加してまいりました。発注企業側としても、サイト制作の提案依頼を行うケースもありましたので、それらの経験をふまえ、提案依頼書（RFP）のサンプルをご用意しました。

Webサイト制作に関する経験があまりない担当者でも、どのような内容を提案依頼書に盛り込むべきか、ご理解いただきやすいかと思います。ぜひ、この機会にダウンロードの上、ご活用ください。

※本提案依頼書（RFP）のサンプルの記載項目は、必ずしもすべて記載する必要はございません。お客様のサイト制作・リニューアルの規模・ご要件にあわせて、必要な項目を抜粋しお使いください。

Webサイト制作の提案依頼書（RFP）サンプルを大公開

制作会社への要望・依頼事項の取りまとめにお困りの担当の方向けに、サイトリニューアルの提案依頼書（RFP）のテンプレートをご用意しました。

まとめ

コーポレートサイトリニューアルプロジェクトの裏側を知る実案件担当者の経験を元に、具体的なスケジュールと、5つのあるある問題点について解説しました。
サイトリニューアルの成否を分けるポイントが分かると、事前準備もよりしっかりできるようにもなるでしょう。
コミカミノルタではグループ内に存在する150以上もの自社のサイトだけでなく、他社への支援実績も豊富にございます。
Webサイトのリニューアルについてお悩みがある方、RFPの書き方が分からない、または作成したものが適切か不安という方はRFP作成からのご支援も可能です。確かな事前準備をしたい方はぜひ、お気軽にご相談ください。

記事作成者のプロフィール

名畑 瑠奈／コンテンツプランナー・ディレクター

Web制作会社でサイト制作・運用案件のディレクションを経て現職。現在は主にMA領域におけるPardot自走支援、BtoBマーケティングのコンサル支援の領域を担当。
自部門のマーケティング活動では、Web領域の経験を活かしコンテンツ制作だけでなく、マーケ施策全般の企画・進捗管理に取り組んでいる。

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