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提案依頼書(RFP)サンプル付:Webサイト制作の発注依頼時に気をつけるポイント

更新:2021年7月9日(金)| Webサイト制作

RFPサンプル付:Webサイト制作・リニューアルの発注依頼時に気をつけるポイントのコラム記事

皆さんの会社では、新しくWebサイトを立ち上げる時、もしくはリニューアルする際、発注企業として、どのように制作会社へ要件・要望を伝えていますか?企業によっては、担当者が整理した要望を箇条書きのメモをメールに貼り付けて、制作会社へ送り、あとは打ち合わせで詳細を詰めればよいと、簡易的に済ませようとするケースもあるのではないでしょうか。

確かに、規模の小さい数ページのページ制作を依頼するのであれば、この方法でもよいかもしれません。しかし、企業の中で、数百万~数千万の予算をかけて行うような規模が大きなサイト制作やリニューアルプロジェクトの場合は後々、制作会社とトラブルにならないように、また、制作会社からの提案の品質を上げるために、きちんと企業側の要望や意図を文面に残し伝えておく必要があります。

今回のコラムでは、サイト制作・リニューアルのプロジェクトを進めるにあたり、まず制作会社に発注を依頼する際に気をつけるべきポイントを解説します。

webサイト制作・リニューアルで起こりがちな失敗

まずはサイト制作やリニューアルのプロジェクトで起こりがちな失敗談をご紹介します。皆さんがこれまで経験されたプロジェクトの中でも思いあたるものがあるのではないでしょうか。

  • 社内の意見・要望の収集整理が十分でないままプロジェクトを進めてしまった

    細かな要望まで社内で擦り合わせを行わず、制作会社にサイト制作を依頼。後々、プロジェクトが進行する中で内容を詰めていくと、社内関係者から色々と要望が出てきてしまい、収拾がつかなくなったり、プロジェクトの全体進捗に影響(公開延期、追加予算発生など)を及ぼした。

  • サイトの見た目や機能改善を重視した刷新となってしまい、目標達成が伸び悩んだ

    依頼時、プロジェクトの目的や課題、KGI・KPIをきちんと制作会社に伝えられておらず、デザイン刷新やユーザビリティ改善など見た目重視のリニューアルになってしまった(顧客視点で考えると、見た目が変わったことや機能が追加されたことで、CVが圧倒的に増えるわけではない)。

  • コンペの際、制作会社の評価基準や選定方法が甘かった

    コンペを行い、予算内で対応してもらえそうな、小さな制作会社を選定・委託したが、制作スキルやプロジェクト経験が乏しく、プロジェクトが上手く回らなかった。小さな制作会社ゆえの小回りが利くなどの良い面もあるが、一方で属人化しているリスクもあり、誰かがいなくなるもしくは忙しくなると、途端にプロジェクトが円滑に進まなくなるなどの問題が起こりうる。

  • 経験が浅い制作会社を選んでしまった

    コンテンツ更新を社内で行いやすくするために、CMSを導入したが、自社の運用フローなどを考慮した設計をしてもらえなかった。

  • サイト公開後にトラブルが多発した

    プロジェクト内の要所要所でサイトの仕様や画面設計、機能に関する説明が制作会社側からされずに進行し、公開後に想定していなかった問題が発生した。

  • 制作会社のサポート範囲が狭く、関係者間のコミュニケーションに苦労した

    委託した制作会社では、サイト制作作業のみの支援に留まり、連携するインフラ環境やアクセス解析ツールなどの知識や理解がなく、企業側の担当者も知識がない場合、分かっていない者同士のコミュニケーションでプロジェクトが途中で上手く回らなくなった。企業側も制作会社にサポートしてもらいたい範囲を明確に伝えきれていなかった。

これらの失敗は、制作会社への提案依頼時に防げたもの、もしくはプロジェクト進行時に防げたものだったりします。プロジェクトが進行した途中段階で問題が大きくなり、制作会社を変えざるえない状況に陥ったり、想定以上のコストが発生したりという問題を回避するためにも、まずは提案依頼時に発注企業側としても、伝達事項・要求事項を伝えることが重要になってくるのです。

制作会社への依頼時に発注企業側が抱える課題と気をつけるべきこと

コロナ禍の影響で企業もオフラインの施策からオンラインの施策に切り替えるにあたり、Webサイトを新たに立ち上げたり、刷新するケースが増えました。

ただ、サイト制作やサイトリニューアルのプロジェクトというのは、企業の中でも頻繁に行われるものではありませんので、発注企業側の担当者も慣れていないケースが多いです。専任の担当者がいない場合など、webサイトにまつわる専門知識があまり高くない担当者が窓口になり、制作会社とコミュニケーションをする際に、お互いの理解に食い違いが起こったり、依頼時に発注企業側がきちんと要件・要望を伝えられておらず、プロジェクトの終盤になり、要件の変更が発生したり、追加作業の依頼が発生するということも、よく耳にするトラブル事例です。

また、このようなサイト制作・リニューアルのプロジェクトは、制作会社と一緒にプロジェクトを進めていくものの、制作会社側が何もかもをコントロール・サポートしてくれるわけではありませんので、発注企業側でも社内や制作会社との意思疎通を図り、プロジェクトの全体進捗の把握をしながら進めていくことが、重要なポイントです。

では、サイト制作やリニューアルプロジェクトを成功に終わらせるためには、まず何から手をつけていけばよいでしょうか。

その答えは、制作会社に提案依頼時にきちんと発注企業がプロジェクトの目的やサイトの要件・要望を伝えるところからスタートします。

サイト制作やリニューアルを制作会社に依頼する際、各企業では複数の制作会社へ声がけし、コンペ形式を取る企業が多いのではないでしょうか。もともと、満足度も高く良好な関係が築けている制作会社であれば、コンペなしということもあると思いますが、企業規模が大きい会社の場合は必然的にコンペを実施しなければならないケースもあったりします。

発注企業側としては制作会社に対し、自分たちはWebのことをよく分からないから、要望を汲み取ってサポートしてもらいたいと期待値を高く持たれるケースもありますが、制作会社もさまざまであり、会社規模、得意分野、プロジェクトの進め方、担当者の経験値なども異なります。そのため、発注企業側と制作会社側で大きなギャップを生むこともしばしば…。

このような両者の間で生まれるギャップを極力なくすために、まずは提案依頼時に発注企業側から制作会社側にプロジェクトに関する伝達事項・要求事項を提案依頼書(RFP)にまとめておくことをお奨めします。

提案依頼書(RFP)とは

提案依頼書は「RFP(Request For Proposal)」とも呼ばれ、ホームページの制作・リニューアルやシステム構築の際に発注元が委託先の会社に対し、提案してもらいたい要求事項をまとめたドキュメントのことです。依頼を受けた委託先(制作会社や開発会社)は、この提案依頼書の内容に基づいて、提案書を作成します。

提案依頼書(RFP)を用意するメリット

発注企業側の担当者からすると、プロジェクトの背景や要件・要望は検討整理の段階から携わっているので、提案依頼書(RFP)を作るのは面倒、必要ない…と思われる方もいるかもしれませんが、提案依頼書を用意することは、後々発生するかもしれないリスク回避にもなります。

提案依頼書を用意するメリットをあげると、主に以下のようなことがあります。

1.発注企業として、リニューアルの目的や要件を明確化できる

サイト制作・リニューアル案件で失敗するプロジェクトでは、そのプロジェクトの目的やゴール、要件を制作会社含む関係者にきちんと伝えきれていない、共有できていないことが多いように思います。提案依頼の段階から、これらの情報を社内でも整理し、きちんと明確にしておくことで、関係者間で共通認識を持った上でプロジェクトを進めていくことができます。

2.制作会社からの提案レベルの向上を図る

発注企業として、きちんとサイト制作・リニューアルに関する要求事項を明文化することで、制作会社から要件に沿った提案をしてもらいやすくなります。企業側の担当者が制作会社ごとに伝える内容が少しずつ変わるだけで、相手の捉え方も変わってきてしまい、提案内容にもズレが生じる可能性があります。要求事項を明文化し、それを制作会社に伝えることで、提案のスタート地点からのズレを減らします。

制作会社側からしても、自分たちに何を提案してもらいたいかを把握することができたり、また、自分たちが担当する支援範囲が明確になるため、企業側の意図を汲み取った形で提案がしやすくなります。

3.コンペ時、提案内容の評価を基準を合わせて行うことができる

制作会社からの提案事項は、提案依頼書に記載した項目に基づいて提案内容がまとめられているため、余程のことがない限り、各社の提案項目自体にはばらつきがなく、企業側としては評価が行いやすくなります。

4.制作会社と共通認識のもとで提案スタートすることで、トラブルリスクを防ぐ

提案依頼時点から、そもそも制作会社とプロジェクトの目的理解や要求事項の認識が食い違っていると、後々、問題になるケースも少なくなりません。企業側の姿勢としても、きちんと制作会社への要求事項を提案依頼書で明文化し伝えた上で、提案をスタートさせることが重要です。

サイト制作が進む中で、何だか不安要素が増えてきたと思うことがないように、制作会社を選定する段階で、きちんと企業側の要求事項を汲み取り、一緒にプロジェクトを遂行してもらうことができるパートナー選びをしましょう。

提案依頼書(RFP)には、どのような内容を記載すべきか?

ここからは、提案依頼書に記載する内容について解説します。
Webサイト制作・リニューアルプロジェクトで用意する提案依頼書には、決まった定型フォーマットやルールがあるわけではありませんが、各企業で用意される提案依頼書は、大体似たような内容で構成されています。

プロジェクトの規模や要件によって、記載すべき内容は変わってきますので、制作会社への伝達漏れがないよう、社内関係者でも確認の上、展開するようにしましょう。自部門だけで内容を埋めることが難しい場合(インフラ環境のスペック、システム要件など)は、関連部門に協力を仰ぎましょう。

プロジェクト概要

このプロジェクトの全体像を伝えるパートです。プロジェクトの目的、現状課題、目標設定、プロジェクトスケジュール、予算などを具体的に記載するようにしましょう。

  • プロジェクト実施の背景
  • 現状のWebサイトが抱える課題
  • 設定目標(KGI・KPI)
  • ターゲットとするユーザー層とWebサイトが担う使命・役割
  • 対象サイト・コンテンツ
  • 現在のWebサイトの技術仕様
  • 新Webサイトの技術仕様(利用想定ツール、インフラ環境など含む)
  • プロジェクトスケジュール
  • プロジェクト体制
  • 予算
提案依頼書(RFP)に記載するプロジェクト概要
提案依頼事項

制作会社に対し、提案してもらいたい内容をまとめましょう。CMSなどのシステム実装を想定している場合は、機能要件も記載することをお奨めします。

  • 提案いただきたい範囲
  • サイトで使用する素材について
  • 機能要件(例:CMS)
  • 納品条件
  • 競合・ベンチマーク情報
提案依頼書(RFP)に記載する提案依頼事項
会社紹介

お客様の会社に関する情報もきちんと伝えましょう。特に、新しい制作会社にコンペへ参加してもらう際は、会社や事業について理解してもらう必要がありますので、ホームページに記載されている情報以外にも開示できる情報があれば、提案依頼書に記載するとよいでしょう。

  • 会社・組織概要
  • 事業紹介
  • 経営理念
  • 経営戦略
  • 補足情報
提案依頼書(RFP)に記載する会社紹介
提案に関する補足事項

制作会社から提案をしてもらうにあたり、コンペへの参加資格や提案に関する問い合わせなど、必要事項は補足情報として記載するようにしましょう。提案書提出後の流れについても、制作会社側もスケジュールを把握しておきたいところもありますので、想定するスケジュールは記載しておくとよいでしょう。

  • 提案への参加条件
  • 提案・選考スケジュール
  • 提案手続きについて
  • 選定方法・基準について
  • 選定結果の通知について
  • ご留意事項
  • 提案に関するお問い合わせ
提案依頼書(RFP)に記載する提案に関する補足事項

提案依頼書(RFP)サンプルのご案内

最後に、弊社ではこれまで多くの企業様の提案コンペに参加してまいりました。発注企業側としても、サイト制作の提案依頼を行うケースもありましたので、それらの経験をふまえ、提案依頼書(RFP)のサンプルをご用意しました。

上記でご紹介したような項目をふまえ、Webサイト制作に関する経験があまりない担当者でも、どのような内容を提案依頼書に盛り込むべきか、ご理解いただきやすいかと思います。ぜひ、この機会にダウンロードの上、ご活用ください。

※本提案依頼書(RFP)のサンプルの記載項目は、必ずしもすべて記載する必要はございません。お客様のサイト制作・リニューアルの規模・ご要件にあわせて、必要な項目を抜粋しお使いください。

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制作会社への要望・依頼事項の取りまとめにお困りの担当の方向けに、これまでの自社の経験、様々な業種・業界のお客様のWebサイト制作のご支援実績をもとにサイトリニューアルの提案依頼書(RFP)のサンプルをご用意しました。


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