Dispatcher Phoenixについて 初めての方へ

こんなお悩みございませんか?

担当がいない、作業が面倒、紙文書が次々送られてくる

よくご相談いただくお悩みBEST3

  • 文書管理の必要性・見直しなど、間接業務の生産性向上を検討しているのですが、どこから手を付けていいのかわかりません。
  • 特定業務シーンである、業務帳票の入力・管理・参照(検索)に手間がかかっており、具体的にどのように効率化を検討したらいいのかわかりません。
  • 「働き方変革を検討しろ」と経営層から言われたのですが、実際、組織内での情報共有と情報管理をどうしたらいいのかわかりません。
コニカミノルタからのご提案

情報の電子化需要の高まり

少子高齢化に伴う労働人口の減少が進んでいます。

そんな中、企業は自社の持続的成長を実現するために従来の事業の枠組みを超えた「イノベーションの創出」だけでなく、「多様な人材の活躍」や「働き方改革」による生産性の向上を実現していくことが不可欠であるといわれています。

また、根本的な人口減少に伴う国内市場の縮小を背景に旺盛な需要を獲得するため、企業の海外進出は一層積極的にすすめられています。

今、このような状況を支えるため、「場所」や「時間」に捉われないコラボレーションワークを推進する環境づくりとして「情報の電子化」というニーズが益々高まっています。

働き方改革の実現

このような社会情勢を受けて、コニカミノルには「書類の電子化」や「ペーパーレス化」などのお悩み相談が年々増加しています。

コニカミノルタが一部上場企業様を中心として行った「ペーパーレス意識調査」では、契約書や請求書といった原本保管が義務付けられる法定帳票のほか、会議資料や各種報告書など、運用上必要な業務書類や紙資料がオフィスフロア内に多く保管されている傾向がわかりました(図1)。

また、殆どのお客様が業務改善で「ペーパーレス化したい」とお考えでしたが、実際の進捗率は2割程度。残念ながら「考えているけれども実行に至っていない」という結果となりました(図2)。

何から始めるべきか?

このような背景を受け、ペーパーレス化でオフィスワークを効率化し、情報共有や文書/情報管理の見直し・検討を進めていくことを検討されているお客様も多いと思います。

そこで、情報共有や文書/情報管理の見直し・検討をするにあたって必要なことは、ドキュメントライフサイクルに基づいて「何に注力し」、「何から着手すべきか」をまず理解することです。

お客様のお悩みを総合すると、下記の4つのフェーズに分かれることがコニカミノルタの研究でわかりました。

フェーズ/目的/ゴール

組織として理想的な情報共有・連携を図る上で、紙資料の電子化や格納する媒体(文書管理システムやファイルストレージ)基点で検討されるケースが多くあります。

しかし、電子化は効率的な情報共有の基礎となる土台作りであり、格納する媒体は効率的な「情報共有」を実現する手段の1つでしかありません。

前述のように、企業が保持している紙資料や帳票は膨大かつ多岐にわたります。このような膨大で多岐にわたる資料の電子化を一気に推し進めることは、とてもハードルが高いといえます。情報共有で効率化を検討するときは、まず、自社の現状を整理・理解します。その上で具体的な目的やゴールを設定します。さらに、施策や取り組み対象(スコープ)に優先度をつけ、スモールスタート志向で取り組みを開始することが重要だとコニカミノルタは考えています。

例えば、オフィス業務のテレワーク(在宅勤務)化を目的とした場合、電子化されるべきコンテンツにはどのようなものがあるでしょうか。

すべてのコンテンツが電子化されていて、かつ場所を問わずアクセスできるなら、テレワークを推進する上での障害は小さなものとなります。

通常このような最適な環境を提供することは、セキュリティの面からもコスト制約の面からも難しいので、まずは優先順位を決めなければなりません。その際、オフィスワーカーによるコンテンツの利用頻度に着目することは有効なアプローチの1つとなります。下図はオフィスワーカー(人)とコンテンツの利用頻度、保管状況の相関を表したものです。

オフィスワーカー(人)とコンテンツの利用頻度、保管状況の相関

一般的にオフィスワーカーは、より利用頻度の高いコンテンツを手元に近い場所に置く傾向があります。

また、「一時保管」という位置付けでコンテンツにアクセスし、業務処理後に決められた形式に保管、廃棄を行います。

この場合、働く場所や時間にとらわれないテレワークを推進するための初めのステップとして、オフィスワーカーの手元に保管されているコンテンツの電子化やアクセスの開放を検討することが有効になります。

一方、これら手元に近い場所に保管されるコンテンツは、オフィスワーカーの業務内容によって千差万別です。

そのため、いかに業務内容や書類形式にマッチした形で手間をかけずに電子化する手段としてオフィスワーカーに提供できるかが、テレワーク導入の土台作りの成功を左右する重要な要素になります。 

下図はオフィスワーカー(人)とコンテンツの利用頻度、保管状況の相関

ドキュメント電子化のための4つの要件

文書の電子化や文書管理を考える上で4つの必要となる条件をベースに考える必要があります。

このとき、文書の電子化や管理を進めていく上で注意したいのは、全てのドキュメントに対して管理レベルを一様にそろえないことです。管理レベルを同じように設定にすることは、「手間」という観点から行いません。

このようなことから、電子化や文書管理を行う手段としては、まず、お客様のニーズや状況などを判断し、それぞれの文書の重要性を位置づけます。その上で、要件レベルに応じた電子化を遂行・管理する手段を柔軟に選択することが最適です。

経済産業省が規定する四つの用件

ドキュメント電子化を推進する要諦

電子化タスクは次の2種類に分類されます。

①保存文書の一括電子化

②日常発生文書の定常電子化

既にお話ししたように、「働き方変革」や「テレワーク(在宅勤務)」を目的とした文書の電子化を推進する場合は、②の「日常発生文書の定常電子化」から検討することが有効です。

しかし、「日常発生文書の定常電子化」の文書が持つ特性として、業務フローと密接に関連していることが考えられます。このようなことから一度に多部門・多業務の電子化を実施することはお薦めできません。

まず、特定の部門や業務から開始し、小さな成功事例を社内で共有することを積み重ねながら進めていくことが電子化を成功させるポイントです。 

電子化のためのタスク

しかしながら、手元にある文書ひとつとっても、さまざまな種類のドキュメントが存在しています。

例えば、ドキュメントや帳票など、それ自体が既に1つのドキュメントとして存在しているものもあります。この場合、帳票に対し基幹システム等を参照しながら情報を入力(手書き、ハンコ)することで、ドキュメントとして成立しているものなどが考えられます。

「日常発生文書の定常電子化」については、単純な電子化を検討するだけでなく、情報を入力・加工する過程の効率化(無駄)をすることも文書管理の基本となる環境づくりで検討すべきポイントの1つです。

コニカミノルタのDispatcher Phoenixは、さまざまなドキュメントの電子化のポイントを研究し、それらを加味した上で専用に開発された「タスクオートメーションツール」です。働き方変革、テレワーク、ペーパーレス、ドキュメントの電子化でお悩みの方には30日間無料お試しができる体験版のダウンロードを行っています。

文書管理システムの効率化をお考えの方は是非、コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix」をご体験ください。

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